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医院档案材料的收集、整理和归档规则

密集架 1、医院应建立档案归档制度,将文件材料的形成、积累、整理、归档工作纳入有关人员的岗位责任制,纳入有关工作程序,并作为考核工作成绩的内容之一。

2、档案人员应做到“四参加”,参加重要计划工作会议,参加科研课题评审、鉴定会、参加工程竣工验收,参加设备开箱等工作,及时验收应归档的文件材料。

3、医院应将档案工作与医院科研等各项或定实行“四同步”管理,即:下达计划任务同时提出文件材料的归档要求,检查计划进度同时检查文件材料形成情况,评审鉴定成果同步验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况,上报登记和评审奖励科技成果以及科技人员提职考核,档案部门同时出具专题归档情况证明书材料。

4、医院实行文件材料形成部门制度和自存档案科室管理制度。

5、预立卷工作和科室自存档案工作由各科兼职档案员负责。科研档案由课题负责人主持预立卷工作。

6、文件材料的归档范围和时间

本院党政、教学类档案,包括党、政、工、团、医疗、药政、质管、教学工作中形成的文件材料,除由医院统一编号下发执行文件外,其他属归档范围的文件材料、统计报表、计划总结、会议记录、照片、录音、录像、奖状、奖杯、锦旗等,均应归档。

党政类:包括党务、统站、工、青、妇、精神文明、思想教育、纪检监察、医院改革、目标责任、人事劳资、治保消防、建制变更、医疗进展、新项目开展、医疗统计报表、病案分析、安全医疗、事故鉴定等。

教学类:包括教学实习组织、制度、协议、合同、人事任免、计划、总结等。
除专题或代表会议材料,在会议结束后一个月内归档外,其他材料应与次年三月底前移交档案室。

科研档案:包括课题计划、实施方案、实验分析、测试等原始记录、工作总结、研究报告、学术论文、鉴定审批、奖励证书、推广应用材料等,应于课题结束后二个月内移交档案室。

基建档案:包括项目的申报批准文件、全套竣工图、合同、协议书、验收报告、工程概算、预算、决算、审计等材料,应与工程结束后二个月内移交档案室。

设备档案:包括医院各科万元以上的仪器、设备的全套随机文件,在接收使用、维修和改进工作中产生的文件材料。应于开箱验收后一个月内移交。

会计档案:包括会计报表、凭证、账册、工资名册等。于隔年三月底前移交。
专业技术人员业务档案包括晋升技术职务评审材料,专业技术人员考绩材料等,除学术论文、年度考绩成绩由医教科、护理部整理登记后于次年第一季度移交外,其余材料随时归档。

声像归档:包括照片(与底片一起移交)、录音、录像、幻灯片、盘片,与归档文件材料的联系的或有保存价值的都应与制作完毕后归档,外购的应在报销前归档。

实物档案:包括奖状、荣誉证书、各类证书、许可证、奖杯、匾、锦旗、印章、书画等,与归档文件有联系的或有保存价值的都应随时归档。

病案按病案管理制度执行。

科室自存档案除病案外还包括门诊病历和各种检查的申请单、报告单、登记本以及病理切片、照片、图纸、X光片、CT片、万元以下设备档案等。

具体的归档范围见本院制定的《文件材料归档范围、时间、责任人和保管期限表》。

7、任何部门和个人在工作活动中形成的应归档材料,必须按规定向本院档案室移交,不得据为己有。

对于个人在其非职务活动中形成的重要文件材料及声像、事物档案,档案室可通过征集、代管等形式进行收集。

8、归档与立卷要求:

(1)归档材料应以原件、原稿或定稿归档,特殊情况可用复印件或抄件归档。

(2)归档材料应做到齐全、准确、完整、字迹清楚、签署完备。不得用纯蓝墨水、圆珠笔和铅笔书写,小型纸应裱糊成16开。

(3)卷内文件必须层次分明,调理清楚,符合形成规律和特点,保持文件之间的有机联系和完整性。

(4)对同一类型的文件材料,即一个问题、一项事件,一次会议形成的文件材料要作为有机联系的一个整体。正文和附件,正文和底稿,请示与批复,来文与复文均应保持密切联系,放在一起组卷。

(5)录音、录像、照片等声像档案应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、中心内容和责任者。声像档案和实物档案应与文件档案统一整理编目,分别存放,在目录中注明互见号,以保持联系,便于查找。

(6)卷内文件排列:单一问题按时间顺序排列,二个以上问题者,以先按问题集中后,再按时间顺序或重要程度排列,对重要文件历次修改稿,以最后定稿在前,其它按次排列,一般文件只保存最后定稿,科技档案按国家标准《科技档案案卷构成的一般要求》执行。

(7)卷内页号不论单面、双面、打下页均以单位编号,编号位置在右上角(科技档案在右下角),背面的在左上角编页号(科技档案在左下角),不装订的案卷,应在卷内每份文件材料的右上角加盖档号章,并逐渐编件号。若同一问题有数卷,应以卷号为编号,不得数卷连续编号。

(8)备考表应填写清楚,立卷人签名,有关领导审查后应签字,以示负责。

(9)归档案卷封面的各个项目均应填写清楚,标题要确切简明在反映保管单位的内容,并注明保管期限。

(10)案卷装订必须去除金属物,对破损的文件材料应及时修裱,字迹扩散的应复制并与原件一并立卷,做到整齐、平整、美观、统一。

9、归档手续和份数

由立卷人编制移交清单,一式二份,移交时清单清点,交接双方签字各留一份。

除医院发文归三份外,其余归一份。



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